Hjá Lotu eru starfsmenn í öndvegi og stendur fyrirtækið vörð um friðhelgi einkalífs þeirra og umsækjenda um störf hjá fyrirtækinu. Meðhöndlun allra persónuupplýsinga hjá fyrirtækinu uppfyllir ákvæði gildandi persónuverndarlaga nr. 90/2018.

Í persónuverndarstefnu þessari er því lýst hvernig Lota ehf., kt. 701283-1129, Guðríðarstíg 2-4, 113 Reykjavík vinnur með persónuupplýsingar starfsumsækjenda.

Hvað eru persónuupplýsingar?

Persónuupplýsingar eru persónugreindar eða persónugreinanlegar upplýsingar, sem rekja má beint eða óbeint til ákveðins einstaklings. Dæmi um persónuupplýsingar sem vísa beint til einstaklings eru upplýsingar um nafn, kennitölu eða tölvupóstfang.

Persónuupplýsingar sem safnað er um starfsumsækjendur

Safnað er ýmsum persónuupplýsingum um umsækjendur og fer vinnsla og söfnun að hluta til eftir eðli þess starfs sem sótt er um. Eftirfarandi eru dæmi um upplýsingar sem fyrirtækið safnar um umsækjendur:

• samskiptaupplýsingar, svo sem nafn, kennitala, heimilisfang, símanúmer og tölvupóstfang

• starfsumsóknir

• ferilskrá og upplýsingar um menntun, þjálfun og starfsreynslu

• upplýsingar frá umsagnaraðilum

• upplýsingar úr starfsviðtölum

Auk framangreindra upplýsinga kann fyrirtækið einnig að vinna með aðrar upplýsingar sem látnar eru fyrirtækinu í té í umsóknarferlinu. Fyrirtækið aflar persónuupplýsinga beint frá starfsumsækjenda , og einnig upplýsingum frá umsagnaraðilum sem starfsumsækjandi tilgreinir í umsókn sinni. Í öðrum tilvikum þar sem persónuupplýsinga er aflað frá þriðja aðila mun fyrirtækið upplýsa starfsumsækjanda um slíkt.

Geymsla og meðhöndlun persónupplýsinga starfsumsækjenda

Persónuupplýsingar sem fram koma í starfsumsóknum eru varðveittar í 12 mánuði, nema umsækjandi hafi samþykkt sérstaklega lengri varðveislutíma. Starfsumsækjendur geta þó hvenær sem er sent tölvupóst á netfangið lota@lota.is og óskað eftir því að umsóknum þeirra sé eytt innan þess tíma.

Verndun persónuupplýsinga

Fyrirtækið hefur innleitt tæknilegar og skipulagðar aðferðir til þess að vernda persónuupplýsingar fyrir óstýrðri eða ólöglegri meðhöndlun og til að hindra óviðkomandi aðgang að þeim.

Ef upp kemur öryggisbrestur, sem getur haft í för með sér áhættu fyrir einstaklinga, mun Lota tilkynna viðkomandi það án tafa og bregðast við. Með öryggisbresti er átt við brot á öryggi sem leiðir til óviljandi eða ólögmætrar eyðingar, glötunar breytingar eða birtingar á persónuupplýsingum eða óviðkomandi aðgang að þeim.

Miðlun persónuupplýsingum starfsumsækjenda

Félagið kann að miðla takmörkuðum persónuupplýsingum um umsækjendur til umsagnaraðila. Þá gæti persónuupplýsingum þínum verið miðlað til þriðju aðila sem veita félaginu upplýsingatækniþjónustu. Persónuupplýsingar um þig kunna að vera afhentar þriðja aðila til að bregðast við löglegum aðgerðum eins og húsleitum, stefnum eða dómsúrskurði.

Áreiðanlegar persónuupplýsingar

Mikilvægt er að persónuupplýsingar sem fyrirtækið vinnur með séu bæði réttar og viðeigandi. Lögð er áhersla á mikilvægi þess að einstaklingar tilkynni allar breytingar sem kunna að verða á persónuupplýsingum sem skráðar eru hjá Lotu.

Vinsamlega beinið öllum uppfærslum til mannauðsstjóra Lotu.

Réttindi og upplýsingar til umsóknaraðila

Starfsumsækjendur eiga rétt á að fá upplýsingar um hvort unnið sé með persónuupplýsingar sem varðar þá , og ef svo er þá ber að veita umsækjenda aðgang að þeim upplýsingunum og upplýsa um það hvernig vinnslu þeirra er hagað. Einnig geta starfsmenn óskað eftir að fá afrit af upplýsingunum. Lög kunna að skylda fyrirtækið til að hafna ósk um eyðingu eða aðgang að gögnum. Þá getur fyrirtækið hafnað beiðni vegna réttinda fyrirtækisins, s.s. á grundvelli hugverkaréttar, eða réttinda annarra aðila, s.s. til friðhelgi einkalífs, telji fyrirtækið þau réttindi vega þyngra.

Nánari upplýsingar veitir mannauðsstjóri fyrirtækisins á lota@lota.is

Kvarta má yfir vinnslu og meðhöndlun á persónuupplýsingum til Persónuverndar (www.personuvernd.is).

Endurskoðun

Persónuverndarstefna Lotu er reglulega tekin til endurskoðunar og rýnd af stjórnendum. Allar breytingar sem kunna að verða gerðar á stefnunni fylgja útgáfustýringu skjala í gæðakerfi Lotu

 

Samþykkt og uppfært í janúar 2019